I takt med den ökade digitaliseringen växer även behovet av att digitalisera styrelsearbetet. Men hur går man bäst till väga? Styrelsemagasinet frågade Erik Domines, jurist med erfarenhet av att utbilda styrelsesekreterare.
Text: Lotta Byqvist
Du vill uppmuntra svenska styrelser att använda digitala verktyg i sitt arbete. Varför då?
– Digitaliseringen av verksamheter växer explosionsartat. Den verksamhet som inte aktivt och målmedvetet omfamnar detta kommer få problem med att konkurrera med mer effektiva företag och att vara attraktiva som arbetsgivare för en yngre, digitalt mogen generation. Här kommer även styrelsearbetet in. Vi kan räkna med att yngre och framtida styrelseledamöter inte vill arbeta med fysiska pärmar och skriva ut styrelsematerial hemma.
– Jag är förvånad över hur många styrelser, till och med inom börsbolag, som ännu inte använder en styrelseportal, så kallad Board Management Software (BMS). Portalernas funktioner, som uppföljning av uppgifter på individbasis, årlig planering av styrelsens möten och olika cykliska uppgifter överträffar vad man kan åstadkomma med analog planering med hjälp av Excelblad eller checklistor i Word. E-signaturer är integrerade i programmen, vilket innebär stora tidsvinster och kostnadsbesparingar. Uppföljningen, kontrollen och transparensen över tid är enastående.
– Styrelseportalen fungerar även som en exklusiv single source of truth för det material som presenterats för styrelsen, vilket är angeläget om det föreligger diskussion eller osäkerhet. Det är viktigt att styrelsen kan visa och belägga vilket material som den har fått. Ledningsgruppen ska naturligtvis använda en och samma styrelseportal för sitt arbete för att möjliggöra ett sömlöst informationsflöde mellan bolagsorganen.
– För att parafrasera ”Kodens” devis ”följ eller förklara” föreslår jag att den styrelse eller ledningsgrupp som inte vill digitalisera sina processer motiverar varför de inte vill modernisera sitt arbetssätt, och sedan noggrant överväger beslutet. En organisation utan en genomtänkt digitaliseringsstrategi ligger illa till. Särskilt intressant är hur AI kommer påverka styrelsearbetet, men den delen överlämnar jag till Styrelseakademien och den kurs om AI som ges under hösten.
Räcker det med att skaffa tillgång till en styrelseportal för att styrelsen ska vara tillräckligt digital?
– Naturligtvis inte. För att upprätthålla en god och professionell digital nivå måste alla i styrelsen vara väl förtrogna med de digitala system som används inom organisationen, inte bara med styrelseportalen. Andra nödvändiga system för en styrelse är bland annat Risk Management System (RMS) och Learning Management System (LMS).
– Vad gäller RMS känner många säkert igen följande riskanalysprocess: Ett par-tre dagar innan revisionskommittén ska ha sitt årliga möte om risker i verksamheten, skickas ett Excelblad ut med direktivet att alla funktionsansvariga, gärna under dagen, ska fylla i cellerna om sina respektive risker under det gånga året och gradera riskerna i enlighet med ett oklart betygssystem. I Excelbladet finns även instruktioner i olika typsnitt, storlekar och färger. Någon, oklart vem, ska sammanställa materialet och föra över det till en amatörmässig PowerPoint-presentation. Därefter går revisionskommittén igenom rapporten två dagar före det styrelsemöte där koncernens risker ska presenteras och diskuteras. Denna process är en risk i sig – en högriskprocess!
Det verkar som om RMS verkligen kan göra nytta?
– Ja, ett RMS autogenerar rapporter i realtid som enkelt kan analyseras och läggas till grund för strategi och beslut av såväl styrelse som ledningsgrupp. Man kan analysera risk över tid och transparensen är tydlig. Alla analoga arbetsinsatser försvinner och eventuella bias och partiskhet eller oförmåga från den som sammanställer rapporterna elimineras. Styrelsen kan inte annat kräva en absolut optimal process vad gäller riskrapportering; allt annat är en risk för styrelsen, respektive ledamöter och verksamheten generellt sett. Ytterligare en sak som en RMS bidrar med är att förbättra riskanalysarbetet metodologiskt sett. Programmen är designade och skrivna av riskanalytiker, en kompetens och roll som endast större företag härbärgerar inhouse.
”Jag är förvånad över hur många styrelser, till och med inom börsbolag, som ännu inte använder en styrelseportal.”
Hur får man då alla ledamöter att komma i gång med portalen så att den inte bara blir ett dyrt outnyttjat verktyg?
– Formellt är det ordförandens uppgift att se till att alla ledamöter lär sig systemen. Praktiskt är det ofta chefsjuristen i sin roll som styrelsesekreterare som instruerar ledamöterna. Jag vill här lyfta fram vikten av en god och effektiv onboarding-process för digitala program. Ett dyrt program som ingen lär sig och som inte används är bara en onödig kostnad. Vid upphandling av ett system ska det beskrivas i detalj hur utbildningen är strukturerad för såväl administratören som de individuella användarna. Acceptera inte säljargument som att ”Det är intuitivt” eller att ”Man lär sig programmet på en timme”, eller att ett instruktionswebinar på en timme arrangeras för hela gruppen. Sjukskrivning, akuta möten och glömska kan förstöra en sådan onboarding. Kräv att det finns ett Learning Management System (LMS) på plats eller att utbildningsmaterialet paketeras i företagets eget LMS, om sådant finns.
Berätta om jävsfunktionen som finns i vissa styrelseportaler.
– Om en ledamot är jävig kan allt material, trots det, läggas upp på portalen inför ett möte. Den jäviga, däremot, kan inte ta del av materialet när mötet publiceras. Under mötet ber man den jäviga ledamoten att lämna rummet, för att kallas åter när mötespunkten är behandlad och beslutad. Man undviker således ännu ett extra ordinem-möte eller att den jävige inte får vara med i slutet på möte, då punkten tas upp eller andra mer eller mindre lyckade och stökiga lösningar. Naturligtvis registreras smidigt och automatiskt hur många jävsituationer som uppstått, när, om vad och vem, vilket är viktiga analysdata vid styrelseutvärderingen. Styrelseakademiens partner Admincontrol, som tillhandahåller styrelseportaler, erbjuder denna funktion.
Har du några tips till styrelser där den digitala mognaden skiljer sig mycket mellan ledamöterna?
Man ska nog inte överproblematisera detta. I en styrelse, där professionalitet, mognad och god sammanhållning finns, kan man säkert lösa detta på ett eller annat sätt. Inte minst är det ett utmärkt tillfälle för chefsjurister i egenskap av styrelsesekreterare att ta på sig lärartröjan och investera ett antal riktigt viktiga timmar i individuell undervisning för ledamöterna. Och på så sätt etablera en förtroendefull och konstruktiv relation till styrelsen.
Om Erik Domines
Erik har varit chefsjurist på två börsbolag, undervisar på SSES och är kursföreståndare för en kurs om etik på Juridicum SU samt ledamot och styrelsesekreterare på en stiftelse. Erik har även designat en kurs för styrelsesekreterare.
